Noteikumi saskaņā ar Piegādes ķēžu rūpības pienākuma likuma (LkSG) 8. panta 2. daļu
I. Sūdzību iesniegšanas kārtības izveidošana un mērķis
Uzņēmums Miele ir izstrādājis LkSG 8. pantam atbilstošu sūdzību iesniegšanas kārtību. Sūdzību iesniegšanas kārtība ļauj personām norādīt uz riskiem saistībā ar cilvēktiesībām un apkārtējo vidi, kā arī cilvēktiesību un ekoloģisko pienākumu pārkāpumiem, kas ir radušies uzņēmuma saimnieciskās darbības rezultātā tā darbības jomā vai ko ir pieļāvuši tiešie vai netiešie piegādātāji.
II. Atbildība un pieejamība
Sūdzības ir jāiesniedz ārējam pilnvarotam juristam (tiesībsargam), kura kontaktinformācija ir šāda:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D-33602, Bīlefelde (Bielefeld)
Tālr.: +49 521 557 333 0 / mobilais tālr.: +49 151 58230321
E-pasts: ombudsmann@thielvonherff.de
Ziņojumu iesniegšana: www.report-tvh.com
Tīmekļvietne: www.thielvonherff.de
Pilnvarotais jurists darbojas kā pašnodarbināts un neatkarīgs jurists. Viņš ir objektīvs un nepakļaujas uzņēmuma norādījumiem attiecībā uz izskatāmās lietas saturisko pusi. Pilnvarotā jurista pienākums ir saglabāt konfidencialitāti. Pēc vēlēšanās viņš saglabā informāciju iesniegušās personas anonimitāti.
III. Sūdzību iesniegšanas kārtība
Pilnvarotais jurists pieņem sūdzību un, ja nepieciešams, apspriež faktu izklāstu ar iesniedzēju. Jebkurā gadījumā iesniedzējs saņem apstiprinājumu par sūdzības saņemšanu.
Pilnvarotais jurists pārbauda, vai pastāv pazīmes par LkSG noteikto pienākumu neizpildi vai citu likumu vai iekšējo noteikumu pārkāpumiem. Ja ir pietiekams pamats uzskatīt, ka šādas pazīmes pastāv, viņš sev zināmos faktus pieņemamā veidā nodod uzņēmumam tālākai izmeklēšanai, kas notiek operatīvā atbilstības nodaļas vadībā. Pilnvarotais jurists pats neveic izmeklēšanu, lai neapdraudētu savu neitralitāti.
Uzņēmums izskata ziņojumu atbilstoši likumiem un iekšējiem noteikumiem, kā arī, ņemot vērā visu iesaistīto pušu intereses. Izmeklēšana ir jāveic ātri un bez ilgiem pārtraukumiem.
Pret izmeklēšanā iesaistītajām personām ir jāizturas godīgi un ar cieņu. Uz visiem iesaistītajiem attiecas nevainības prezumpcija. Jānodrošina tiesības tikt uzklausītam. Tāpēc personas, uz kurām norāda saņemtā informācija, par to tiks informētas pēc iespējas ātrāk, norādot uz viņu tiesībām sniegt liecības un labot kļūdas. Tomēr, ja pastāv nopietns risks, ka šāda informācija apdraud faktu izmeklēšanu, šo informēšanu var atlikt līdz izmeklēšanas beigām vai līdz riska beigām.
Izmeklējamo faktu juridisko izvērtējumu un nekorektas uzņēmējdarbības prakses nepieļaušanai un novēršanai nepieciešamos pasākumus nosaka uzņēmums, kas šajā nolūkā var vērsties pie pilnvarotā jurista. Pasākumi var iekļaut, piemēram, atbilstošus civilprasību vai varas iestāžu iesaistīšanu. Arī tad, ja konkrētajā gadījumā nav konstatēti pārkāpumi, var būt nepieciešami priekšlikumi darba un darījumu procesu pilnveidošanai, kā arī grozījumi organizatoriskajos un darījumu noteikumos.
Informāciju iesniegusī persona jebkurā laikā var no pilnvarotā jurista saņemt informāciju par lietas izskatīšanas gaitu. Trīs mēnešus pēc ziņojuma iesniegšanas tā saņem atgriezenisko saiti par ziņojumam sekojušajiem pasākumiem. Ne vēlāk kā pēc procesa beigām pilnvarotais jurists likumā atļautajā apjomā informēs ziņojuma iesniedzēju par rezultātiem.
IV. Ziņojuma iesniedzēja aizsardzība
Informācijas iesniedzējs parasti ir aizsargāts pret diskriminējošiem vai disciplināriem pasākumiem. Pret viņu nav pieļaujama atriebīga rīcība. Ja ir pazīmes par atriebīgu rīcību pret informācijas sniedzēju, nekavējoties ir jāsazinās ar pilnvaroto juristu.
Ja pilnvarotais jurists ir garantējis informācijas sniedzēja konfidencialitāti, viņš šīs personas vārdu bez tās piekrišanas neatklās ne uzņēmumam, ne trešām personām. Ja pilnvarotais jurists kā liecinieks ir iesaistīts kriminālā, civilā vai cita veida procesā, viņš informācijas iesniedzēja vārdu un identitāti atklās tikai tad, ja būs saņēmis gan šīs personas, gan arī uzņēmuma rakstveida atļauju.
Informācijas iesniedzēja vēlme saglabāt konfidencialitāti ir pretrunā ziņojumā minēto personu interesei atklāt tā faktisko saturu. Arī tāpēc nav pieļaujama apzināti ļaunprātīga sūdzību un ziņojumu iesniegšanas iespējas izmantošana. Pilnvarotajam juristam pirmajā sarunā ar informācijas sniedzēju ir jānorāda, ka sūdzību iesniegšanas kārtības apzināti ļaunprātīgas izmantošanas gadījumā viņa identitāte tiks paziņota uzņēmumam.
V. Datu aizsardzība
Pilnvarotais jurists nodrošina likuma prasību ievērošanu attiecībā uz datu glabāšanu un aizsardzību. Iegūtie personas dati attiecas tikai uz informācijas sniedzēja un iesaistīto personu identitāti, pienākumiem un kontaktinformāciju, kā arī citiem personas datiem, kas obligāti ir nepieciešami lietas izskatīšanai. Turklāt tiek saglabāti tikai paziņotie fakti, informācija par apstrādi, ziņojumam sekojusī rīcība un pārbaudes ziņojumi.
Iesniegšanas un izmeklēšanas gaitā iegūto personas datu glabāšanas termiņš ir divi mēneši kopš izmeklēšanas beigām. Šis termiņš tiek atbilstoši pagarināts, ja pēc izmeklēšanas beigām seko disciplinārais vai tiesas process vai citi strīdi, kuru risināšanai ir nepieciešami dati.
Atbildīgais par datu aizsardzību regulāri pārbauda sūdzību iesniegšanas kārtības atbilstību datu aizsardzības noteikumiem.
VI. Sūdzību iesniegšanas kārtības efektivitāte
Sūdzību iesniegšanas kārtības efektivitāte tiek pārbaudīta reizi gadā, kā arī pēc vajadzības, piemēram, ja uzņēmums pats savā vai tiešā piegādātāja darbības jomā sagaida ievērojamas riska līmeņa izmaiņas vai paplašināšanos, piemēram, ieviešot jaunus produktus, projektus vai uzsākot jaunu darbības jomu.